🔹 Definiere klare Ziele für die Besprechung und teile diese bereits in der Einladung mit. Dadurch zeigst du, dass du dir über den Zweck der Besprechung im Klaren bist und einen strukturierten Ansatz verfolgst.
Beispiel: „Liebe Teammitglieder, ich lade euch zu einer Besprechung ein, in der wir die Ziele und Maßnahmen für das kommende Quartal besprechen werden. Unser Hauptziel ist es, konkrete Schritte zur Erreichung unserer Unternehmensziele festzulegen.“

🔹 Erstelle eine detaillierte Agenda mit den Themen. Schreibe auch die dafür vorgesehene Zeit dazu. Dies zeigt, dass du gut organisiert bist und die Zeit aller Teilnehmer respektiert.
Beispiel: „Im Anhang findet ihr die Agenda für unsere Besprechung. Wir werden die folgenden Themen diskutieren: A, B, C. Bitte bereitet euch entsprechend vor.“

🔹 Zeige, dass du dich gründlich auf die Besprechung vorbereitet hast, indem du relevante Informationen, Daten oder Präsentationen bereits im Voraus stellst. Dies vermittelt Professionalität und Effizienz.
Beispiel: „Ich habe euch im Anhang die neuesten Verkaufsstatistiken beigefügt, die wir während unserer Besprechung analysieren werden. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sie vorab anzusehen.“

🔹 Zeige Wertschätzung für die Teilnehmenden, indem du ihnen in die Augen schaust und sie mit ihrem Namen ansprichst.
Beispiele: "Danke für die kurze Zusammenfassung, Nina."
"Klaus, du hast noch eine Frage?"
"Ulli, übernimm bitte das Briefing der Speaker."

🔹 Stelle sicher, dass deine Botschaften klar und deutlich formuliert sind. Vermeide verschachtelte Sätze und Verneinungen. Füllwörter oder Floskeln sind ebenfalls ein Zeichen für Unsicherheit.

🔹 Achte auf eine konstruktive Gesprächskultur. In Besprechungen geht es um den Austausch von Blickwinkeln, Erfahrungen und Einschätzungen. Mit dieser Haltung kann jeder Diskussions-Beitrag gewürdigt werden. Verwendet statt "ja, aber" besser die Formulierung "ja, und".

🔹 Schließe jede Besprechung mit einer klaren Zusammenfassung der behandelten Themen und der vereinbarten nächsten Schritte ab. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer die Ergebnisse und Verantwortlichkeiten verstehen und dass ein Follow-up stattfindet, um den Fortschritt zu überwachen.


Indem du diese Tipps befolgst, hinterlässt du bereits mit der Einladung einen starken Eindruck als kompetente Führungskraft. Du zeigst Professionalität, Organisationstalent und #Wertschätzung für die Teammitglieder.